Tour booking guide

I. TOUR BOOKING AND PAYMENT PROCESS AT UNITOURIST
I. For individual guests joining a group:

1. Book directly at UNITOURIST office
Step 1: Please choose the tour you want to register for.
Step 2: Please come to UNITOURIST office: 8A/11D1 Thai Van Lung, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam.
Step 3: You choose the tour, departure date and Unitourist staff will hold the ticket for you on the system.
Step 4: You pay a 50% deposit in advance and the remaining 50% is paid 7 (seven) days before departure. After receiving the deposit, the transaction staff will send you a tour service confirmation form.
Step 5: Please fill in full information (full name, year of birth, ID card) of tour participants for Unitourist staff.

2. Order online by phone
Step 1: After you have agreed with the sales department and Unitourist customer service staff about the service you have chosen, we will proceed with the service booking and payment procedures for you, including the following steps: (Services: Tours, hotels, air tickets, transportation, visas, passports, etc.)  
Step 2: Please transfer 50% deposit to account number:

Account holder: UNITOURIST TRAVEL SERVICES COMPANY LIMITED
Asia Commercial Joint Stock Bank (ACB) – Hai Ba Trung Transaction Office, HCMC
Account number: 849848

   * Note: 
• When transferring money, please clearly state the transfer content as follows: Full name _ Phone number _ Tour name registered
•    After transferring money: Please notify customer service staff or company representative for confirmation. You will receive confirmation via email or phone.
Step 3: After receiving the deposit, the accounting department will contact you to send a confirmation slip via email or Zalo, Facebook,...

II. For group guests:
Method:

Step 1: Staff deliver to your door – Express delivery – Scan or fax to email (for special cases that require urgent processing, remote location – complete original documents immediately afterwards)
Step 2: You confirm – Sign the contract – Sign the receipt – Sign the contract appendix (if any)
Step 3: Send us back 01 copy of the service contract including: - 01 copy of the service contract - 01 copy of the contract appendix (if any) - 01 copy of the receipt
Step 4: Please pay according to the process stated in the contract.
Deposit (1st, 2nd,…): Required, otherwise the Service Ticket or Service Contract is invalid. The amount or number of deposits is specified in the contract.
For group tours:
– 50% deposit: Contract signing date
– 30% payment: 10 working days before departure
– Pay the remaining 20%: 3 working days before departure
– If the contract signing date is 10 working days before departure date: Please pay 80% of the contract value.
For other services: (hotel, air ticket, transportation, visa, passport,…)
    – 100% payment upon signing the contract!
Liquidation:
     For group tours: after the end of the tour program 03 working days. Unitourist Travel and Tourism Co., Ltd. will send you 02 copies of the Contract Liquidation with the actual value if any arising during the tour. You confirm and send back to Unitourist Travel and Tourism Co., Ltd. 01 copy and pay the remaining amount according to the contract. After the payment is completed, the contract will end.

II. TICKET CANCELLATION AND SERVICE CANCELLATION FEES

In case of service cancellation from Unitourist Travel Company Limited: If Unitourist cannot carry out the tour/service, Unitourist must immediately notify the customer and refund the customer the full amount that the customer has paid within 3 days from the official notice of cancellation of the tour/service in cash or by bank transfer.
•    In case of service cancellation by customer:
•    In case you cannot continue using the service/tour, you must notify the Company. At the same time, please bring the Tour/Service Registration Form & payment receipt to the office of Unitourist Travel Company Limited to complete the cancellation/tour transfer procedure.
•    In case of service/tour transfer/change: The Company will consider the actual situation to calculate the fee and provide appropriate support to customers.
•    In case of service/tour cancellation: You must bear the tour/service cancellation fee according to the regulations of Unitourist Travel Company Limited and all bank fees for online payment.

1. DOMESTIC MARKET
Tour ngày thường

+ Ngay sau khi đặt cọc hoặc thanh toán hoặc trước 30 ngày: phí hủy 20% tiền tour + 100% Vé máy bay.
+ Hủy 15 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 50% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Hủy 07 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 70% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Hủy 05 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 100% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Trường hợp quý khách đến trễ giờ khởi hành được tính là hủy 5 ngày trước ngày khởi hành.
+ Do tính chất là đoàn ghép khách lẻ, Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist sẽ có trách nhiệm nhận khách đăng ký cho đủ đoàn (10 khách người lớn trở lên) thì đoàn sẽ khởi hành đúng lịch trình. Nếu số lượng đoàn dưới 10 khách, công ty có trách nhiệm thông báo cho khách trước ngày khởi hành 3 ngày và sẽ thỏa thuận lại ngày khởi hành mới hoặc hoàn trả toàn bộ số tiền đã đặt cọc tour.
+ Việc huỷ bỏ chuyến đi phải được thông báo trực tiếp với Công ty hoặc qua fax, email, tin nhắn và phải được Công ty xác nhận. Việc huỷ bỏ bằng điện thoại không được chấp nhận
+ Các ngày đặt cọc, thanh toán, huỷ và dời tour: không tính thứ 7, Chủ Nhật.

Tour Lễ tết

+ Ngay sau khi đặt cọc hoặc thanh toán hoặc trước 30 ngày: phí hủy 35% tiền tour + 100% Vé máy bay.

+ Hủy 15 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 50% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Hủy 07 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 70% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Hủy 05 ngày trước ngày khởi hành: phí hủy 100% tiền tour + 100% vé máy bay.
+ Trường hợp quý khách đến trễ giờ khởi hành được tính là hủy 5 ngày trước ngày khởi hành.
+ Do tính chất là đoàn ghép khách lẻ, Unitourist sẽ có trách nhiệm nhận khách đăng ký cho đủ đoàn (10 khách người lớn trở lên) thì đoàn sẽ khởi hành đúng lịch trình. Nếu số lượng đoàn dưới 10 khách, Unitourist có trách nhiệm thông báo cho khách trước ngày khởi hành 3 ngày và sẽ thỏa thuận lại ngày khởi hành mới hoặc hoàn trả toàn bộ số tiền đã đặt cọc tour.
+ Việc huỷ bỏ chuyến đi phải được thông báo trực tiếp với Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist hoặc qua email, tin nhắn và phải được Công ty xác nhận. Việc huỷ bỏ bằng điện thoại không được chấp nhận.
+ Các ngày đặt cọc, thanh toán, huỷ và dời tour: không tính thứ 7, Chủ Nhật.     

2.    THỊ TRƯỜNG CHÂU Á
Đối với ngày thường
+ Hủy tour ngay sau khi Đại Sứ Quán, Lãnh Sự Quán đã cấp visa: Chi phí huỷ tour là 100% tiền cọc tour.
+ Hủy tour từ 30 – 45 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 20% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 16 – 29 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 30% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 08 – 15 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 50% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 07 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 100% trên tổng giá tour.
+ Thời gian hủy tour được tính cho ngày làm việc, không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày Lễ Tết.
+ Các tour ngày lễ, tết là các tour có thời gian diễn ra rơi vào một trong các ngày lễ, tết theo qui định.

Đối với ngày lễ, Tết

+ Hủy tour ngay sau khi Đại Sứ Quán, Lãnh Sự Quán đã cấp visa: Chi phí huỷ tour là 100% tiền cọc tour.
+ Hủy tour từ 30 – 45 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 30% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 16 – 29 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 60% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 08 – 15 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 90% trên tổng giá tour.
+ Hủy tour từ 01 – 07 ngày trước ngày khởi hành: Phí huỷ tour là 100% trên tổng giá tour.
+ Thời gian hủy tour được tính cho ngày làm việc, không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày Lễ Tết.
+ Các tour ngày lễ, tết là các tour có thời gian diễn ra rơi vào một trong các ngày lễ, tết theo qui định.
+ Việc huỷ bỏ chuyến đi phải được thông báo trực tiếp với Công ty hoặc qua fax, email và phải được Công ty xác nhận. Việc huỷ bỏ bằng điện thoại không được chấp nhận. 

*** Trường hợp CHUYỂN/DỜI/ĐỔI TOUR: Quý khách phải chịu chi phí hủy tour theo quy định hủy tour của Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist như trên. Các trường hợp chuyển/đổi tour Cty sẽ xem xét lại tình hình mà có mức hỗ trợ khác nhau.

Ghi chú:
–  Đối với những khách hàng chỉ mua Land tour (tức dịch vụ mặt đất tại nước muốn đến), Unitourist sẽ không khuyến khích khách hàng tự mua/xuất vé máy bay khi chưa có sự xác nhận tour chắc chắn khởi hành từ Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về chi phí chuyến đi: khách sạn mua thêm, vé máy bay, visa… của khách hàng nếu tour không khởi hành.

–  Quý khách mang quốc tịch nước ngoài hoặc Việt Kiều có visa tái nhập Việt Nam 01 lần, phải làm visa tái nhập Việt Nam để nhập cảnh vào Việt Nam lần tiếp theo & phải có visa rời mang theo lúc đi tour.

–  Quý khách mang 2 Quốc tịch hoặc Travel document (chưa nhập quốc tịch) vui lòng thông báo với nhân viên bán tour ngay thời điểm đăng ký tour và nộp bản gốc kèm các giấy tờ có liên quan (nếu có). 

– Quý khách chỉ mang thẻ xanh (thẻ tạm trú tại nước ngoài) và không còn hộ chiếu VN còn hiệu lực thì không du lịch sang nước thứ ba được.

– Trường hợp trẻ em đi với người nhà (không phải Bố Mẹ) phải nộp kèm giấy ủy quyến được chính quyền địa phương xác nhận (do Bố Mẹ ủy quyền dắt đi tour).

– Đối với khách hàng từ 75 tuổi – đến 79 tuổi: yêu cầu ký cam kết sức khỏe với Công ty & giấy khám sức khỏe để đi du lịch nước ngoài do bác sĩ cấp. Công ty khuyến khích đóng thêm phí bảo hiểm cao cấp tùy theo tour. Bất cứ sự cố nào xảy ra trên tour, Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist sẽ không chịu trách nhiệm.

– Không nhận khách hàng từ 80 tuổi trở lên & khách hàng mang thai từ tháng thứ 5 trở lên. Khách hàng mang thai vui lòng thông báo ngay khi đăng ký tour để được tư vấn.

– Unitourist có quyền thay đổi hãng hàng không vận chuyển hoặc giờ bay vào giờ chót tùy thuộc vào các hãng hàng không, thời tiết. 

– Tùy theo điều kiện thực tế mà chương trình tham quan có thể thay đổi hành trình lên xuống cho phù hợp tuy nhiên các tuyến điểm Unitourist vẫn đảm bảo đầy đủ như lúc ban đầu. Tuy nhiên, Unitourist sẽ được miễn trừ trách nhiệm bảo đảm các điểm tham quan    trong trường hợp khách quan như:
+ Xảy ra thiên tai: bão lụt, hạn hán, động đất.
+ Sự cố về an ninh: biểu tình, khủng bố, đình công
+ Sự cố về hàng không: dời, hủy, hoãn chuyến bay, trục trặc kỹ thuật bay, an ninh bay…

– Nếu những trường hợp trên xảy ra, Unitourist sẽ xem xét để hoàn chi phí không tham quan cho khách trong điều kiện có thể (sau khi đã trừ lại các dịch vụ đã thực hiện: phí làm visa, tiền vé máy bay….và không chịu trách nhiệm bồi thường thêm bất kỳ chi phí nào khác). Tuy nhiên mỗi bên có trách nhiệm cố gắng tối đa để giúp đỡ bên bị thiệt hại nhằm giảm thiểu các tổn thất gây ra vì lý do bất khả kháng.

– Trường hợp Quý khách không được xuất cảnh và nhập cảnh vì lý do cá nhân, Unitourist được miễn trừ trách nhiệm và không hoàn trả tiền tour. 
Quý khách tự túc chi phí mua vé máy bay quay về Việt Nam.
–  Tùy theo tình hình cấp Visa của Lãnh Sự Quán và vé máy bay, ngày khởi hành có thể dời lại từ 1 đến 7 ngày so với ngày khởi hành ban đầu hoặc vào đoàn khởi hành tiếp theo gần nhất.
– Trên đây là mức phạt hủy tối đa, chi phí này có thể được giảm tùy theo điều kiện của từng nhà cung cấp dịch vụ cho Unitourist.
– Thời gian hủy chuyến du lịch được tính theo ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ).
–  Do tính phức tạp của việc xin visa nên các điều kiện hủy vé du lịch trên đây không áp dụng với các chương trình đi Châu Âu, Úc, Mỹ, Nga, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ai Cập, Nam Phi, các chương trình này sẽ có các điều kiện hủy vé du lịch riêng.   
– Các điều kiện hủy vé như trên không áp dụng vào dịp Lễ, Tết.

III. DÀNH CHO KHÁCH HÀNG THANH TOÁN TRỰC TUYẾN TRÊN TRANG UNITOURIST.VN

Khách hàng hủy vé du lịch (tour du lịch) trong thời điểm ngày Thường và Lễ Tết theo đúng những qui định trên, trong trường hợp khách thanh toán trực tuyến, nếu hủy Vé du lịch khách hàng sẽ chịu toàn bộ phí ngân hàng cho việc thanh toán tiền vé du lịch.
Việc hoàn trả tiền cho khách sẽ được Unitourist thực hiện ngay sau khi ngân hàng thông báo tiền đã vào tài khoản của Unitourist.

IV. GIÁ DÀNH CHO TRẺ EM

THỊ TRƯỜNG NƯỚC NGOÀI
Theo quy định của hãng hàng không và dịch vụ:
+ Dưới 2 tuổi: tính 30% giá tour + Thuế (ngủ ghép chung giường với người lớn)
+ Từ 2 – dưới 12 tuổi: 80% – 90% giá tour + Thuế (ngủ ghép giường với người lớn). Trường hợp có 2 trẻ đi kèm thì đóng tiền cho 1 trẻ như người lớn để lấy thêm giường ngủ. (Thị Trường Châu Á).
+ Từ 2 – dưới 11 tuổi: 80% – 90% giá tour + Thuế (ngủ ghép giường với người lớn). Trường hợp có 2 trẻ đi kèm thì đóng tiền cho 1 trẻ như người lớn để lấy thêm giường ngủ (Thị Trường Xa).
+ Từ 11 tuổi trở lên: tính bằng giá tour người lớn.

THỊ TRƯỜNG TRONG NƯỚC
+ Trẻ em dưới 02 tuổi: miễn phí giá tour, giá vé máy bay theo quy định hãng hàng không. Cha, Mẹ hoặc người thân đi kèm tự lo các chi phí ăn, ngủ, tham quan (nếu có) cho bé.
+ Trẻ em từ 02 – dưới 05 tuổi: 100% giá vé máy bay; miễn giá tour. Cha, Mẹ hoặc người thân đi kèm tự lo các chi phí ăn, ngủ, tham quan (nếu có) cho bé. Hai người lớn chỉ kèm 1 trẻ em dưới 5 tuổi, trẻ em thứ 2 trở lên phải mua ½ vé tour.

+ Trẻ em từ 05 – dưới 11 tuổi: 100% giá vé máy bay; 75% giá tour. Bao gồm các dịch vụ ăn uống, ghế ngồi trên xe và ngủ chung với gia đình. Hai người lớn chỉ được kèm 1 trẻ em từ 5 đến dưới 11 tuổi, trẻ em thứ 2 trở lên Cha, Mẹ mua thêm 1 suất giường đơn hoặc 1 vé người lớn.

+ Từ 11 tuổi trở lên: 100% giá tour và tiêu chuẩn như người lớn.

V. NHỮNG YÊU CẦU ĐẶC BIỆT TRONG CHUYẾN DU LỊCH
– Quý khách có yêu cầu đặc biệt phải thông báo trước cho Unitourist ngay tại thời điểm đăng ký, Unitourist sẽ cố gắng đáp ứng những yêu cầu này trong khả năng của mình, song sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự từ chối cung cấp dịch vụ nào từ phía các nhà vận chuyển, khách sạn, nhà hàng và các nhà cung cấp dịch vụ độc lập khác.

– Quý khách hàng sẽ phải chi trả thêm chi phí đối với các yêu cầu đặc biệt trong từng trường hợp cụ thể nếu được đáp ứng và tùy theo báo giá cung cấp của các đơn vị hậu cần. 

VI. KHÁCH SẠN
– Khách sạn được cung cấp trên cơ sở những phòng có 2 giường đơn (TWIN) hoặc một giường đôi (DBL) tùy theo cơ cấu phòng của các khách sạn. Phòng 3 sẽ được bố trí khi cần thiết (TRIPLE), tuy nhiên phòng 3 ở rất hạn chế ở Nhật, Singapore, Malaysia, Châu Âu, Úc, Mỹ, Canada, Nga, …
– Khách sạn/dịch vụ do Unitourist đặt cho các chương trình tham quan có tiêu chuẩn tương ứng với các mức giá vé mà Quý khách chọn khi đăng ký tour du lịch. Nếu cần thiết thay đổi về bất kỳ lý do nào, khách sạn/dịch vụ thay thế sẽ tương đương với tiêu chuẩn ban đầu và sẽ được báo ngay cho Quý khách trước ngày khởi hành. 

VII. VẬN CHUYỂN

– Phương tiện vận chuyển tùy theo từng chương trình du lịch.
– Với chương trình đi bằng ô tô máy lạnh (16-45 chỗ) sẽ được Unitourist sắp xếp tùy theo số lượng từng đoàn và phục vụ suốt chương trình tham quan.
– Với chương trình đi bằng xe lửa, máy bay, tàu cánh ngầm (phương tiện vận chuyển công cộng): Trong một số chương trình các nhà cung cấp dịch vụ có thể thay đổi giờ khởi hành mà không báo trước, việc thay đổi này sẽ được Unitourist thông báo cho khách hàng nếu thời gian cho phép.
Unitourist không chịu trách nhiệm bồi hoàn và trách nhiệm pháp lý với những thiệt hại về vật chất & tinh thần do việc chậm trễ giờ giấc khởi hành của các phương tiện vận chuyển công cộng hoặc do sự chậm trễ của chính hành khách gây ra. Unitourist chỉ thực hiện hành vi giúp đỡ để giảm bớt tổn thất cho khách hàng.

VIII. HÀNH LÝ
– Hành lý cần gọn nhẹ, có thẻ ghi tên, số điện thoại liên lạc. 
–    Với các chương trình sử dụng dịch vụ hàng không, trọng lượng hành lý miễn cước sẽ do các hãng hàng không qui định.
–    Quý khách tự bảo quản hành lý của mình, Unitourist không chịu trách nhiệm về sự thất lạc, hư hỏng hành lý hoặc bất kỳ vật dụng nào của hành khách trong suốt chuyến đi. 

–   Trong trường hợp khách hàng mất hay thất lạc hành lý: Unitourist sẽ giúp hành khách liên lạc và khai báo với các bộ phận liên quan để truy tìm hành lý bị mất hay thất lạc. Việc bồi thường hành lý mất hay thất lạc sẽ theo qui định của các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc các đơn vị bảo hiểm.

IX. TIẾP NHẬN THÔNG TIN VỀ CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
Trước khi đăng ký, Quý khách hàng vui lòng đọc kỹ chương trình, chi phí, các khoản mục bao gồm cũng như không bao gồm trong chương trình.

Khách hàng có thể trực tiếp hoặc nhờ người đại diện đến đăng ký đi du lịch và thanh toán tiền vé tại các văn phòng của Unitourist cho người đại diện. Unitourist không chịu bất cứ trách nhiệm nào trong trường hợp người đại diện không cung cấp lại hoặc cung cấp không chính xác các thông tin của chuyến đi cho khách 

X. TRÁCH NHIỆM VÀ CÁC CAM KẾT KHÁC.
•      Về phía Công ty TNHH Du lịch lữ hành Unitourist
–    Đảm bảo mọi dịch vụ theo đúng theo chương trình.
–    Phổ biến đầy đủ các thông tin/qui định cần thiết, các khi đi du lịch trong và ngoài nước trước ngày khởi hành.
–    Với các chương trình du lịch nước ngoài, Unitourist không chịu trách nhiệm về các hành khách bị cơ quan hữu quan của nước ngoài từ chối cho xuất nhập cảnh. Mọi phát sinh từ việc từ chối này do khách hàng chi trả bao gồm cả chi phí phạt hủy dịch vụ của các nhà cung cấp.
•      Về phía khách hàng:
– Thanh toán đầy đủ, đúng hạn.
– Tuân thủ theo chương trình và Hướng dẫn viên trong suốt thời gian đi du lịch.
– Cung cấp đầy đủ hộ chiếu, hình ảnh và các giấy tờ liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh, đúng hạng theo qui định và khi được yêu cầu.
– Tuân thủ theo qui định và pháp luật các nước/ địa phương sở tại khi tham quan. 
– Unitourist không chịu trách nhiệm pháp lý cũng như vật chất trong trường hợp khách hàng bị phạt do vi phạm pháp luật hoặc qui định của nước sở tại. 
– Khách hàng phải chịu trách nhiệm thanh toán tất cả các chi phí phát sinh do việc vi phạm gây ra. Unitourist chỉ có trách nhiệm giúp đỡ khách hàng trong trường hợp này nhằm giảm thiểu mức thiệt hại cho khách.
Tùy theo tình hình thực tế, Unitourist giữ quyền thay đổi lộ trình, sắp xếp lại thứ tự các điểm tham quan hoặc hủy bỏ chuyến đi du lịch bất cứ lúc nào mà Unitourist thấy cần thiết vì sự thuận tiện hoặc an toàn của khách hàng và sẽ thông báo tới Quý khách.

Trong quá trình thực hiện, nếu xảy ra tranh chấp, sự việc sẽ được giải quyết trên cơ sở thương lượng. Nếu không đạt được kết quả, vụ việc sẽ được đưa ra toà án theo đúng qui định của pháp luật hiện hành. Mọi chi phí liên quan sẽ do bên thua kiện chịu./